Etter flere år med koordinering mellom ulike selskaper ønsker avfallsselskapet Romerike Avfallsforedling IKS (Roaf) å samle alle sine reklame- og kommunikasjonstjenester hos én leverandør og har utlyst en anbudskonkurranse til en estimert verdi på 14 millioner kroner over en periode på maksimalt fire år.
Seniorrådgiver Tor Henriksen ved Roaf forteller til Kampanje at det etter hvert tok mye tid å koordinere tre hovedleverandører samt ytterligere noen mindre selskaper som leverte tjenester innen reklame, kommunikasjon, markedsføring, profilering og trykk.
For fire år siden hadde Roaf en anbudsrunde som resulterte i at det Skjetten-baserte byrået Createurene ble forbindelse for reklame, Skiltmakeren som skilt-og folieringsprodusent, mens 07-gruppen har hatt ansvar for trykk – både digitalt og på papir.
- Vår erfaring tilsier at det er mer fornuftig bruk av ressursene å samle disse tjenestene på ett sted. Vi har gjort oss fire års erfaring med å være den som koordinerer dette. Det er ikke bare positive erfaringer, selv om det også er noe positivt med det. I det store og det hele havner vi på at en koordineringsrolle er langt utover vår kompetanse, sier Henriksen.
Roaf ønsker seg et byrå der de kan fortelle om sine behov og hva de ønsker å oppnå, levere en bestilling, og deretter at byrået løser oppgaven rent praktisk.
- Vi har måttet mene og beslutte rundt ting vi ikke har kompetanse på. Denne koordineringsjobben skal ligge hos kommunikasjons- og reklamebyrå, utdyper han.
- Men 14 millioner kroner er nokså mye penger?
- Ja, det er nok det. I vår sammenheng er det ganske mye. Men vi er opptatt av at vi skal få valuta for hver kommunikasjonskrone. Vi er opptatt av at de prosjektene og kampanjene vi setter i gang sammen med byrået, skal følges godt opp, sier Henriksen til Kampanje.
- Har store kommunikasjonsutfordringer
Selv om dagens reklamebyrå er lokalt basert, understreker Roaf at dette er en åpen anbudsrunde der alle kan delta. Og Createurene, Skiltmakeren og 07-gruppen har ikke noe fortrinn i den pågående anbudsprosessen gjennom å ha avtaler i dag.
- Vi har ikke lov til å ta den type hensyn, det ville være konkurransevridende, sier han.
Roaf er et interkommunalt avfallsselskap for kommunene Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum og Rømskog. Selskapet er ansvarlig for innsamling av husholdningsavfall i disse kommunene og betjener rundt 200 000 innbyggere. Det jobber nærmere 100 personer i selskapet, som har en omsetning på vel 200 millioner kroner.
- Vi har store kommunikasjonsutfordringer mot befolkningen i vårt distrikt. Vi må klare å få frem budskapet vårt tydeligere slik at folk kildesorterer langt bedre enn i dag. Den kommunikasjonsutfordringen klarer ikke vi alene. Vi må ha noen som er gode på målbar og treffsikker kommunikasjon mot mange ulike brukergrupper, sier Henriksen.
- Hvis alle bidrar med god kildesortering så er dette et gode for miljøet, og det vil kunne føre til lavere renovasjonsgebyr på sikt. Vi har gode resultater, men skal vi få til gjenvinningsgraden på 70% innen år 2030 så må det bli mye bedre kildesortering, og fokus på ombruk. Avfallsminimeringen må få større fokus, supplerer administrerende direktør Øivind Brevik.
Saken fortsetter etter bildet.
Seniorrådgiver Tor Henriksen i Roaf er ansvarlig for anbudsprosessen der man jakter på ny byråforbindelse for reklame og kommunikasjon. - Vi har grunn til å tro at det kommer store byråer. De vil ha mye av de ressursene vi ser etter til å løse oppdrag i eget hus, sier han. Foto: Roaf
Trenger kommunikasjonsstrategi
I anbudet er det spesifisert at Roaf ønsker tilbud på tjenester innen følgende kategorier; strategi, reklame, PR, profileringstjenester, trykkeri, film- og videoproduksjon, foto, brukerundersøkelser og analyse.
- Vi trenger blant annet en kommunikasjonsstrategi. Hvordan skal vi klare å endre sorteringsadferden ute hos befolkningen? For vi er ikke fornøyd med resultatene for kildesortering. Vi har store krav til materialgjenvinning og ombruk, og er veldig opptatt av at vi ikke bare skal sende avfall til forbrenning. Vi ønsker mye mer gjenvinning enn i dag, og da må kilde sorteringen i husholdningene bli bedre, sier han.
Selv om Roaf har Europas mest moderne sorteringsanlegg, får man ikke utnyttet muligheten og kapasiteten man har.
- Vi må ha drahjelp fra spesialister. Dette handler ikke bare om å opplyse folk om at de må sortere avfallet. Det handler om å få folk til å delta på kildesorteringen. At de forstår at det nytter – at mitt bidrag har en betydning. Det er dessverre fortsatt mange som ikke kildesorterer, spesielt på matavfall
Et viktig kriteria i anbudet er at man skal kunne vise til gode måter å måle effekten av de reklame- og kommunikasjonstiltakene som settes inn.
- De som skal hjelpe oss må også ha kompetanse på å måle effekten, så det er helt nødvendig for oss å vite om kampanjer og tiltak treffer tilsiktede målgrupper og gir bedre kildesortering.
I forkant av anbudet, hadde Roaf en større prosess der man avholdt en dialogkonferanse med inviterte parter – blant annet byråer som hadde signalisert at de var interesserte i å levere tilbud. 12 ulike byråer deltok på konferansen.
- Vi har gjort denne prosessen på en måte som nok er litt uvanlig – med en dialogkonferanse. Her presenterte vi oss som bedrift for byråene, og deretter hadde vi en runde med møter med hvert byrå der vi sammen kunne reflektere hva de hadde å by på, hvilke trender som er i markedet og sånt. Vi kan jo bare sitte og ønske oss ting, mens det er byråene som er ekspertene, sier Henriksen.
Dialogkonferansen resulterte i konkurransedokumentet som nå er ute på Doffin.
- Vi har fått hyggelig og god respons til anbudet. Jeg tror vi har ute et konkurransedokument som er bedre enn vi kunne laget på egenhånd.
I februar går fristen for å levere tilbud ut, og da skal interessentene også ha levert en case.
- Etter fristen skal byråene komme til oss og presentere sin case og fortelle hvordan de har tenkt å løse oppdraget vårt. Det er viktig at de har forstått hva samfunnsoppdraget vårt er. Da får vi mer effekt ut av de kronene vi bruker. Det er viktig for oss å se at de har forstått det, når de presenterer casen sin, sier han.
Ser ikke bare kreativitet
Det er ikke kun kreativitet og morsomme ideer som skal telle når de skal velge nytt byrå, understreker Henriksen.
- Vi tenker at det er viktig å ikke bare se på kreativiteten, men også det relasjonelle. Kjenne litt på kjemien og få litt tak på hvordan byråene jobber med kunden sin. Dette er en ressurskrevende anskaffelse, derfor har jeg tro på at det lønner seg å bruke tid på prosessen, sier han.
Planen er at Roaf skal ha leverandørnavnet klart i løpet av mars.
- Hvordan har interessen vært?
- Vi har grunn til å tro at det kommer store byråer. De vil ha mye av de ressursene vi ser etter til å løse oppdrag i eget hus. Men det er ikke negativt om et mindre byrå som har et nettverk av underleverandører som leverer tilbud.
Kommentér