Tekst: Richard Wold, Kreativ leder i kommunikasjonsbyrået Metro Branding
Å samarbeide uten at kollegaene dine er fysisk til stede er en del av arbeidshverdagen for mange, også for oss i Metro Branding som har kontorer i både Oslo og Sandefjord. Da er det viktig med god kultur for "fjernsamarbeid".
Med god struktur på hvordan vi jobber sammen hver for oss, får vi til bedre og mer effektiv internkommunikasjon - selv når vi møtes ansikt til ansikt.
Tenk litt på det: Hva muliggjør effektivt «fjernsamarbeid» og hva hindrer prosessen? Under følger fem prinsipper det er lurt å følge:
1. Bli godt kjent med hverandre
Det høres kanskje innlysende ut, men husk at vi er alle forskjellige. Få til møter der teamet ditt får tid til å bli kjent. Diskuter hvordan dere liker å jobbe, og bli enige om en felles arbeidsform. Ta ansvar for et godt samarbeid, dyrk arbeidsmiljøet og få det til å bli gøy.
2. Struktur
Et godt fjernsamarbeid krever litt ekstra struktur, her spiller ledelse en viktig rolle. Avtal på forhånd hvem som gjør hva når, og fordel ansvar. Følg hverandre opp ofte. Det er spesielt viktig at dere jobber samtidig på felles prosjektet, slik at dere får maksimal samhandling. Sett opp milepæler med deadlines. Da er alle på «samme sted» i arbeidsprosessen – selv om dere ikke er på samme sted fysisk.
Les også: 7 tips når du skal kommunisere endringer på arbeidsplassen
3. Høy delingsfrekvens
Bruk Slack, Lynch, Messenger eller andre delings-verktøy aktivt, og sørg for at det er lav terskel for kontakt. Del informasjon flittig, det gjør også at eierskapet til det dere jobber med forsterkes – og husk å gi tilbakemeldinger til hverandre. Det å ikke få svar eller ikke få tak i hverandre, kan oppleves frustrerende.
4. Korte møter oftere
Video-møter er helt topp, men ikke når de blir for lange med for mange. Sørg derfor for å ha hyppige, korte video-møter med færrest mulig deltakere. Da blir det mer effektivt.
5. Jo mer vi er sammen
Fysiske møter er uten tvil de beste, så husk også at hotellovernatting kan være en god løsning dersom du kan forsvare det økonomisk. Reisetid er ofte lite effektivt og har du flere møter påfølgende dager, kan det være en god løsning.
På tampen: Faste team er best!
Jobber du med kommunikasjon? Delta på et av våre GRATIS seminarer og lær mer.