Er det likheter mellom en byråpitch og en rekrutteringsprosess? Ja, det mener vi i Teft og vi tror det er denne innsikten som har bidratt til at Elect har kunnet legge til rette for et bedre rammeverk for gjennomføring av byråvalgsprosesser de siste årene. 18.mars gikk Bente Kvam Kristoffersen i Trigger ut og snakket om Elect-prosessen i en kommentar her på Kampanje. Hun satte søkelyset på at prosessen opplevdes kvalitativ og smidig, og gjorde det enklere å predikere et godt samarbeid mellom byrå og annonsør. Det var en hyggelig anerkjennelse. Hvilke likheter er det så mellom en rekrutteringsprosess og en byråvalgsprosess?

En rekrutteringsprosess er tilpasset hvor viktig den oppgave man ønsker løst er, og hvor lenge oppgaven skal vare. Er man på jakt etter en ressurs knyttet til kapasitet er prosessen fokusert på oppgaveforståelsen og erfaring med akkurat den jobben som skal gjøres. Er det en strategisk rolle spiller forretningsforståelse og kandidatenes potensiale inn i større grad. Vi mener at det samme gjelder i en byråvalgsprosess.

Men veldig kort oppsummert handler en utvelgelsesprosess om fire viktige avklaringer:

  • oppgaveforståelse
  • motivasjon
  • verifisering
  • kvalitetssikring

For å komme i gang må man gjøre oppdraget kjent og få inn søkere. Med mindre det er helt spesielle grunner til det anbefaler vi å åpne opp for alle kandidater som mener de er relevante og føler motivasjon for oppgaven. En godt utformet og konkret beskrivelse av jobben er en sentral del av første fase.

Det samme gjelder i en byråvalgsprosess, og du vil kanskje bli overrasket over at byråer du ikke kjente til, eller du trodde ikke hadde kompetansen vil utfordre de for deg mest kjente aktørene i utvalget. Et tydelig og så konkret som mulig konkurransegrunnlag bør være en viktig forutsetning for at du som kunde skal være sikker på at alle involverte byråer har forstått oppgaven på samme måte.

Nå kan man starte med å se på de som har henvendt seg. Har de forstått oppgaven, og har de kompetansen som man har etterlyst? De som krysser av flest bokser her går videre og det er på tide å verifisere om kompetansen er rett og finne ut hvordan motivasjonen arter seg hos de forskjellige kandidatene. De avklaringene gjøres oftest før man begynner på en omfattende kvalitetssikring av den enkeltes kandidatur. Her er det vår oppfatning at en del byråvalgsprosesser snur det hele på hodet (jeg kommer tilbake til dette).

Deretter kan man starte på det grundige arbeidet med å bli bedre kjent med de beste kandidatene. Her må man sikre at man får et utfyllende bilde av både praktiske, teoretiske og relasjonelle egenskaper, som kandidaten har. Hva skiller de forskjellige kandidatene, og hvilken effekt kan forskjellene ha for jobben som skal gjøres?

I siste fase inviterer man et fåtall kandidater til case/caseintervju eller en workshop med teamet. Her er det viktig at alle får like forutsetninger, og at oppgaven minner så mye som mulig om hvordan hverdagen vil arte seg. Det er også her vi i rekruttering tar i bruk prosesser og verktøy for kvalitetssikring. Hadde vi startet med det, ville mange kandidater falt av siden dette er tidkrevende. Dessuten ville vi brukt mye tid i starten av prosessen når perspektivet er bredt og ufokusert, mens det vi ønsker er å bruke den tiden i slutten av prosessen for å sikre at både motivasjon og vilje til samarbeid er basert på erfaringen som partene har gjort med hverandre. Det er dessuten veldig vanlig at selve prosessen bidrar til å tydeliggjøre behovet for oppdragsgiver når denne tilegner seg kunnskap om tilgjengelig kompetanse i markedet. En utvelgelsesprosess skal også være en læringsprosess for alle parter.

Man kan overføre svært mye av dette til en byråvalgsprosess. Litt enkelt oppsummert:

  • hvilke oppgaver skal byrået løse for meg
  • hvilke faglige og strategiske krav og forventninger har jeg til byrået
  • hva vil jeg måle byrået på
  • hvilke rammebetingelser har jeg til disposisjon.

Dette er enkle, men viktige spørsmål å bruke tid på innledningsvis, slik at man sikrer en smidig og objektiv prosess med god kvalitet og et godt beslutningsgrunnlag i siste fase.

Deretter vil man gjerne foreta en selektering slik at man går i konkrét dialog med de mest relevante byråene - slik at dialogene blir så få og så gode som mulig, heller enn så brede og omfattende som mulig. Det er klart det er fristende med oppmerksomhet fra mange byråer når man konkurranseutsetter en konto, men vi tror både kunde og byrå tjener på å fokusere på de mest relevante dialogene og heller gå dypere inn i disse - på en praktisk, realistisk og åpen måte.

Når kandidater i en rekrutteringsprosess opplever å bli behandlet profesjonelt og respektfullt blir de motivert, og de presterer bedre. Selv de som ikke får jobben kan føle at de sitter igjen med en positiv erfaring, og det har en verdi for oppdragsgiver. Det er mulig å lage metodikk for å ivareta dette, og vi mener at det også lar seg gjøre i byråvalg.

Henrik Sandberg er i tillegg til å være daglig leder i Teft Rekruttering også styremedlem i Elect.