Den reelle risikoen for å bli alvorlig syk av koronavirus er kanskje lavere enn frykten for å bli smittet. Allikevel er frykten i aller høyeste grad reell og må tas på alvor. For mange bedrifter kan det bety stengte kontorlokaler, karantene og tap av både omsetning og omdømme.
Selv om konsekvensene av selve viruset så langt er usikkert, hva bør bedriftene gjøre for å være best mulig forberedt på å møte usikkerheten? Her er ti tips:
- Hent frem eksisterende planverk. For å forberede seg på en eventuell krise er en gjennomgang av selskapets krise- og beredskapsplan et naturlig sted å starte. Finnes det en beredskapsgruppe? Hvilke scenarier er skisser?
- Forstå egen situasjon. Konsulentselskaper som oss selv lever av å selge råd per time. Det betyr at det for vår virksomhet er det helt avgjørende å kunne holde åpent, for de rådgivningstimene vi ikke får solgt i dag, vil vi aldri kunne selge i morgen. Og i en krisesituasjon, som en stengt arbeidsplass, betyr det at det kan få betydning for hvordan vi jobber og organiserer og arbeider. For vår del vil et tenkt scenarie være en situasjon hvor vi blir nødt til å fysisk stenge arbeidsplassen vår for en periode på grunn av smitte, eventuelt at flere av våre ansatte blir satt i karantene.
- Definer roller som sikrer god beredskap og drift. Hvordan er de ulike rollene i en eventuell krise definert i beredskapsplanen og hvordan vil samspillet mellom de ulike rollene fungere? Tenk også nøye gjennom hvem som inngår i en beredskapsstab. Selv om det er krise skal man gjerne opprettholde drift. Å sette flere av de viktigste lederne eller nøkkelpersonene i en krisestab vil derfor kunne føre til problemer for andre sider av driften. Tenk hvilke roller som skal fylles, og hva som skal til for å kunne ta avgjørelser.
- Sats på åpenhet. For å minske presset på selskapets omdømme og komme raskest mulig tilbake til ordinær drift, må informasjon raskt ut. Det interne informasjonsbehovet er stort, og jo bedre og tydeligere den interne informasjonen er, jo mindre er sannsynligheten for at driften blir påvirket og omdømmet tar skade.
- Tenk taktisk. Vi har vi selv forberedt oss ved å gi alle våre ansatte retningslinjer på hvordan å forholde seg dersom vi skulle bli nødt til å stenge kontorlokalene. Ikke fordi vi nødvendigvis frykter konsekvensene ved å bli smittet, men fordi det er viktig at vi er forberedt på de ringvirkningene det kan føre til. Dersom vi er godt forberedt på at TRY Råd i en periode blir hundre prosent mobilt, kan vi fremdeles holde driften i full gang.
- Sørg for nok kapasitet. Uavhengig av type krise, vil det ofte oppstå kapasitetsutfordringer og press på kritiske funksjoner. Sørg for å omdirigere ressurser fra mindre forretningskritiske deler av virksomheten til der de vil kunne gjøre mest nytte mens krisen pågår.
- All internkommunikasjon skal kunne «stå på trykk. I en krise skjer ofte ting raskt. Også kommunikasjonen internt. Det kan være fort gjort å si mer enn det som er lurt. Husk bare på at det er kort vei fra en e-post eller et intranett til det samme budskapet står på trykk. Spesielt om man er et stort selskap med mange stakeholdere.
- Imøtekom det interne informasjonsbehovet. En krise skaper usikkerhet internt og usikkerhet skaper uro. Ha forståelse for at ansatte har behov for å få svar på sine spørsmål, og ikke minst at de ofte ikke har det samme totalbildet som ledelsen. I en krise kan man ikke si de viktige tingene nok ganger. Lag derfor en informasjonsplan som ledelsen er omforent om. Kanskje må den endres underveis, men en god plan skaper trygghet både for ledelse og ansatte.
- Bruk teknologi til å frigjøre tid. I selskaper med mange ansatte, kanskje spredt over flere lokasjoner kan det være krevende å sørge for en god informasjonsflyt. Det tar rett og slett mye tid. Dersom man har verktøy som Workplace from Facebook, Slack eller lignende er det viktig å bruke disse på en god måte. Sørg for å ha dedikerte personer som er ansvarlige for å administrere disse kanalene. Det sparer ledelse og HR for mye tid. Det kan også være lurt å utvikle egne chatbots til eksempel til Workplace som kan svare på de vanligste spørsmålene fra ansatte.
- Vær tilgjengelig for ansatte. I en krise har vi ulike behov. Noen ansatte vil ha behov for å snakke om situasjonen med sin nærmeste leder. Det handler ikke nødvendigvis om å gi enkelte ansatte noen form for spesialbehandling, men at de skal oppleve seg sett, hørt og forstått. Det gjør at de står mer stødig i krisen, og det kommer alle til gode.
En virksomhet står og faller med sitt omdømme, og med lite forberedelse og dårlig ledelse kan et problem lett utvikle seg til en krise. Ringvirkningene av korona-viruset er et sånt eksempel. Vi kan mene hva vi vil om alvorlighetsgraden til selve viruset, men ved å være godt forberedt kan en potensiell krise snus til en mulighet.
For mer informasjon, kontakt:
Bård Hammervold, tlf: 99583120, e-post: bard.hammervold@try.no
Anders L. N. Tvedten: tlf: 92804012, e-post: anders.tvedten@try.no