Sju huskeregler for en moderne årsrapport
1. På tide å få orden i sakene
Det vi ofte opplever i de innledende fasene av utarbeidelse av årsrapporter, er et behov for en tydeligere struktur.
Deloitte gjorde nylig en analyse av års- og bærekraftsrapportene til Norges 50 største selskaper. Et av funnene deres sa:
«Mange rapporter er preget av ustrukturert informasjon, gjentakelser og en komplisert oppbygging uten en rød tråd. […] Informasjonen i de ulike rapportene er omfattende og detaljert, men det er vanskelig å finne og forstå sammenhengen.»
Ler mer om hvordan du bør strukturere innholdet og fokusere på det som er viktigst.
Årsrapportprosessen starter ofte med å strukturere alt eksisterende innhold, som ofte består av mange teksttunge artikler. Å rydde opp i alle løse tråder og forstå innholdet som allerede er der, hjelper til med å kategorisere de forskjellige artiklene i en tydeligere struktur.
Dette vil igjen hjelpe leseren til lettere å navigere seg i teksten i sluttproduktet, ettersom strukturen av informasjonen er gjennomtenkt, og kanskje viktigere – gir mening.
2. Unngå mental utmattelse
Jeg forstår behovet for å utnytte en årsrapport som et kommunikasjonsverktøy, og inkludere så mye informasjon som overhode mulig. Men antall lesere som faller av, kan øke drastisk i takt med antall diagrammer og tabeller du inkluderer.
Jeg lærte først uttrykket ‘mental utmattelse’ på et seminar om bærekraft, der Pål Silseth, Høyskolelektor ved Handelshøyskolen BI og leder for Norsk Kundebarometer, snakket om bærekraft og kundeforhold.
Han forklarte hvordan bærekraftige valg påvirkes negativt av mental utmattelse – vi som forbrukere gir opp å prøve å forstå informasjonen vi blir eksponert for fordi den er for omfattende. Vi gidder ikke engang å prøve å forstå det fordi vi kun blir møtt av en vegg med informasjon. Det samme prinsippet kan overføres til årsrapporter.
«Sørg for at informasjonen er lett tilgjengelig og forståelig, ikke bare for investorer, men for alle interessenter.»
Albert Einstein sa at: «Any intelligent fool can make things bigger and more complex. It takes a touch of genius a lot of courage to move in the opposite direction.»
Når du lager en årsrapport, må du sørge for at informasjonen er lett tilgjengelig og forståelig, ikke bare for investorer, men for alle de forskjellige interessentene.
3. Ikke glem den røde tråden
Bruksområdet til en årsrapport har gått fra å være noe du er lovlig pålagt å lage, til en utvidelse av merkevaren og identiteten din.
Heldigvis begynner flere og flere selskaper å innse dette, og utnytter potensialet i utformingen av en årsrapport fullt ut som en utvidet selskapsbrosjyre.
En elegant og vakkert designet rapport kan ubevisst etablere selskapet som mer pålitelig og profesjonelt. Bruk denne muligheten til å løfte den visuelle kommunikasjonen.
Finn ut hvordan vårt designteam fant den røde tråden i arbeidet med TINEs årsrapport.
Et gjennomtenkt konsept for rapporten er en god måte å skape en sammenhengende stil på. Hvordan kan du oppsummere dette året i en setning?
Ved å velge en viktig utvikling eller hendelse som formet året for selskapet, sørger du for å være konsekvent når det gjelder kommunikasjonen. Dette kan også påvirke motiv for bilder og bruk av grafiske elementer.
Finn ut hvordan du kan bruke profesjonelle bilder til å bygge en sterk merkevare.
Ettersom en årsrapport bare lever i ett år, er et konsept en god måte å introdusere nye, små og diskrete elementer til merkevaren din, som støtter innholdet for det bestemte året. Når det neste året kommer, kan du revurdere hva som skal tas med videre og hva som må byttes ut. Dette hjelper merkevaren din til å føles frisk, og holder selskapet relevant i visuelle termer.
4. Test ut digitale muligheter
Vi har sett en tydelig økende trend ved at selskaper bestemmer seg for å publisere årsrapportene sine som et interaktivt nettsted – eksempler er DNV-GL, Innovasjon Norge, og de vi har laget for TINE og EVRY, for å nevne noen.
En digital plattform gir deg mer kontroll når det gjelder å bevisst lede brukeren til informasjonen du vil at de skal bli eksponert for. I denne digitaliserte verdenen har du veldig begrenset tid til å engasjere brukeren din.
Med TINEs og EVRYs digitale årsrapporter utviklet vi landingssiden som et magasin – brukeren fikk et raskt overblikk over all informasjonen, og kunne deretter bestemme hvor de ønsket å dykke dypere.
Se hvordan vi arbeidet med TINE og EVRY på våre prosjektsider.
Ved å løfte brukeropplevelsen til en årsrapport kan du tiltrekke deg en bredere, og yngre, målgruppe. Dagens moderne investorer er like opptatt av de forskjellige fasettene til et selskap som andre interessenter. Det handler ikke lenger bare om tallene.
«En nedlastbar PDF på nettstedet ditt er ikke nok.»
Det må nevnes at det er det åpenbare bærekraftige valget. Tenk på hvor mye papir du vil spare!
Og bare slik at det er sagt: En nedlastbar PDF på nettstedet ditt er ikke nok.
Finn ut mer om når du bør inkludere digitale løsninger for din kundereise.
5. Unn deg skreddersøm
Mange selskaper utgir en årsrapport. Derfor er det viktig at den snakker på en måte som er unik for deg.
KPMG i Japan gjør årlig en undersøkelse hvor de ser på nivået av integrert rapportering i årsrapporter. I 2018 fant de ut at selskapene er dårlige på å differensiere seg når de skal forklare sin egen verdiskapning:
«Many companies refer to the diagram illustrating the IIRC Framework when creating their value creation process diagram. However, it is not enough for a company to simply refer to the IIRC framework and then plug in their chosen keywords. […] The value creation process should be more unique, highlighting the differences with other companies.»
Ved å definere en klar syklus i bedriftens verdiskaping, kan du skille deg ut i konkurranselandskapet, som igjen bidrar til å selge merkevaren og strategien din.
I prosessen kan det hende du også avdekker områder som kan forbedres, eller der du er spesielt flink.
6. Få med deg styret
I sin analyse viser både Deloitte og KPMG til viktigheten av å involvere styret andre steder enn i årsberetningen og regnskapet.
Deloittes analyse sier at: «Av vårt totale utvalg er det kun fire av 50 års-og bærekraftrapporter hvor styret signerer på informasjon utover de lovpålagte kravene.»
KPMG konstaterer: «[…] the content should convince the reader that the strategy can be implemented and that medium- and long-term results can be achieved. One way of doing this is to include a message from the chair of the board, but only 9% of reports do so.»
En bekreftelse fra det høyeste nivået i organisasjonen forsikrer interessentene om at styret har tatt hensyn til den eksterne kommunikasjonen og gitt den deres velsignelse.
Det viser også at bærekraft og verdiskaping er på selskapets agenda og av høyeste prioritet – helt til toppen av organisasjonen. Ettersom bærekraft blir mer og mer elementært for selskaper å adressere, vil dette kun bli viktigere i årene som kommer.
Har du bærekraft på agendaen når du forbereder neste årsrapport?
Det er ikke et krav, og dermed er det heller ingen overraskelse at tallene er så lave. Allikevel hjelper det med å etablere en følelse av tillit mellom interessentene og organisasjonen, og et bevis på at integrert tenking er et kjerneperspektiv for selskapet.
7. Bygg tillit gjennom verifisering
I tråd med å etablere et grunnlag av tillit, er verifisering og sertifisering av ikke-finansiell informasjon en økende trend, ifølge Deloitte.
Finn ut hvorfor seriøse investorer ikke bare er opptatte av finansiell informasjon.
Å få en uavhengig tredjepart til å verifisere ikke-finansiell informasjon, som bærekraft og samfunnsansvar, hjelper med å bygge tillit til rapporten.
Finansiell informasjon for selskaper over en viss størrelse må godkjennes av en uavhengig revisor, slik at interessenter kan være sikre på at den økonomiske informasjonen er korrekt. De bruker det som grunnlag for å ta riktige beslutninger.
Som tidligere nevnt, bryr moderne investorer seg om mer enn bare tall – de vil være sikre på at all annen informasjon de blir eksponert for også er korrekt. Å få informasjon om bærekraft og samfunnsansvar verifisert er med på å skape troverdighet og tillit til hele rapporten
Lykke til!
På våre nettsider har vi samlet alt du trenger å vite om årsrapporter.