Tre dagers kick-off på fjellet. Over 1 000 medarbeidere innlosjert i flere forskjellige hyttebyer. Gruppeøvelser, treningsøkter og sosialt samvær. Det meste utendørs på et av områdets mest populære steder.
Busser som skal hente gjester, tidsfrister som må overholdes. Mange små tannhjul som må jobbe sammen for at maskineriet ikke skal begynne å hakke.
- Vi så den store utfordringen med å kommunisere med over 1000 medarbeidere som var spredt over et ganske stort område.
- Det var event-byrået vi samarbeidet med som tipset oss om event-appen til MeetApp. Vi så den store utfordringen med å kommunisere med over 1000 medarbeidere som var spredt over et ganske stort område, og som måtte være på visse steder til gitte tider, sier Jenny Georgsson, Executive Assistant hos revisjons- og konsulentselskapet Grant Thornton.
Direkte kommunikasjon via push-meldinger
Så i stedet for å dele ut drøyt 1000 mapper med utskrifter av konferanseprogram, romfordeling, underlag til gruppeøvelser, bordplasseringer og så videre, ble alle gjestene oppfordret til å laste ned event-appen til MeetApp og logge seg på. I appen lå alt samlet.
Jenny Georgsson var en av prosjektlederne som hadde ansvaret for kick-off’en.
- Vi jobbet mye med å sende ut push-meldinger via appen. Alt fra å sende ut oppgaver til gruppearbeid til å minne om når en buss skulle gå og å få opp stemningen blant gjestene før en middag. Push-meldingene gjorde alt mer levende og de skapte engasjement. Det hadde vært umulig å få den samme flyten uten appen og push-meldingene, forteller Georgsson.
Vil dere også fornye arrangementene deres? Les mer om MeetApp her!
Da Jenny Georgsson ble ansvarlig for en ny kick-off, var hun ikke i tvil om å bruke event-appen til Meetapp igjen. Denne gangen var det 470 medarbeidere som møttes i Kolmården.
- Nå satte vi opp hele arrangementet i appen selv. Det var enkelt og veldig morsomt!
- Til arrangementet på fjellet var det event-selskapet som håndterte alt i MeetApp. Vi var bare brukere. Nå satte vi opp hele arrangementet i appen selv. Det var enkelt og veldig morsomt. Jeg lastet inn programinnholdet og annen informasjon, helt ned på enkeltpersons-nivå, forklarer Jenny Georgsson.
Forenkler oppfølgingarbeidet
Hos Grant Thornton jobber de mye med inkluderende kultur og lederskap. Alle tar ansvar og alle blir hørt. Derfor er det viktig å fange opp tanker og ideer fra diskusjonsgrupper og andre fora på bedriftsamlinger. Med MeetApp er det enkelt å samle inn resultatene for så å bruke dem i oppfølgingsarbeidet.
- Man slipper å skrible ned alt på 400 Post It-lapper.
- Gruppene kan sende inn det de kommer fram til direkte i appen, og så er det bare å eksportere alle svarene ut i en Excel-fil. Det gjør alt mye enklere for oss som arrangerer, og man slipper å samle alt fra 400 forskjellige Post It-lapper, sier Jenny Georgsson som håper hun snart kan sette opp en konferanse gjennom MeetApp igjen.
- Det er utrolig mye enklere å kunne bruke én kanal til alt som har med et event å gjøre, avslutter hun.
Les mer om hvordan andre bruker MeetApp her!
Mer om MeetApp:
MeetApp tilbyr en helhetsløsning med alt fra invitasjoner, kommunikasjon, interaksjon og oppfølging på en og samme plattform. Med en event-app kan du skape morsommere og mer engasjerende møter ved for eksempel å:
- Samle all informasjon om et arrangement på ett sted.
- Øke engasjementet med mentometer-spørsmål, spill og quiz.
- Forsterke samholdet med deltakerliste, direkte-chat og aktivitetsflyt.
- Holde deltakerne oppdatert i sanntid med push-meldinger.
- Og mye mer!