La oss en gang for alle ta prosjekt ut av prosjektledelse: vi leder mennesker, kunder, penger og beslutninger - alt med stort ansvar. Likevel blir prosjektledelse ofte sett på som en støtterolle, snarere enn en kritisk driver for innovasjon og effektivitet. Det er jo selvfølgelig ikke tilfelle. Etter 15 år i bransjen kan jeg si at prosjektlederne ivaretar selskapets DNA i alt som foregår.

Hva gjør en prosjektleder god?

En god prosjektleders hverdag består av 90 prosent kommunikasjon. De skal og må kjenne alle i prosjektet godt og operere som en effektiv moderator. De skal sørge for at alle forstår prosjektets mål, og de må både adressere konflikter og finne løsninger som er akseptable for alle parter. Dette krever empati, tålmodighet, people skills og mye kreativ tenking. De må lede gjennom endringer i prosjektet og overbevise alle om at endringen må skje og er viktig. 

Og hva med stress? Stresshåndtering er en del av alle prosjekter, men å takle og håndtere eget stress er én ting, samtidig som alle andres stress i teamet skal håndteres. Reduksjon av stress kan handle om å endre frister (som kan gjøre vondt), eller bare rett og slett ha støttende samtaler med teammedlemmene eller kunder. Eller gå ut og drikke en øl. Ikke minst er det helt kritisk å bygge og opprettholde tillit. Prosjektlederen må demonstrere integritet, åpenhet og konsistens i handlingene sine, og etablere en kultur hvor åpenhet og ærlighet faktisk verdsettes. Puh! Når dette er sagt, så er prosjektledelse verdens beste jobb! 

Men verdens beste jobb er også ganske ensom. Et team bidrar selvfølgelig med å skape kvalitet og levere det de skal, men en leder kjenner alltid på det siste lille ansvaret for alt som skjer. Men hvorfor skal det oppleves ensomt? Dette ville vi i Unfold gjøre noe med, og startet et samarbeid på tvers med noen av prosjektlederne som jobber i The North Alliance (NoA), som Unfold er en del av. Insentivet for å gjøre det var todelt, både det å få støtte fra og lære av hverandre, men også det å bli mer samkjørt i felles prosjekter og gjøre hverdagen enklere for de vi jobber med. 

Her er tre lærdommer andre kan dra nytte av, uavhengig om de jobber på tvers av prosjekter i samme selskap eller på tvers av flere selskaper: 

Prosjektledere må lage sine egne fagteam

For å sikre god gjennomføring av egne prosjekter, men også for å lære av andre, diskutere og få støtte, så må prosjektledere i større grad se på sin rolle som et eget fagfelt og skape arenaer for å diskutere fag. Prosjektledere må komme sammen, lære av hverandre og skape egne “team” på tvers. Designere, utviklere og kreatører gjør dette, så hvorfor er det ofte så fraværende hos mange prosjektledere? 

Definer felles møtepunkter der reelle utfordringer i prosjektene kan diskuteres åpent 

Selv om teamene eller selskapene jobber på ulike måter, så finnes det alltid prosjektverktøy, best practice og metodikk som kan deles og tilgjengeliggjøres. Felles møtepunkter der reelle utfordringer i prosjektene kan diskuteres åpent gjør det enklere for alle å skape fremdrift. 

Sett felles retningslinjer for hvordan et oppstartsmøte skal foregå

Hvem har hovedansvaret for gjennomføringen, hvilke verktøy skal brukes, hva er målet og visjonen, og hvilke forventninger og ambisjoner har kunden for prosjektet? For oss er det ikke like viktig hvilket selskap som leder prosjektet, men at alle vet hvordan de skal starte et godt samarbeid med kunden, og at det oppleves ganske likt uavhengig av hvilke selskaper som er involvert. Målet er jo å skape mest mulig proaktivitet, stabilitet og forutsigbarhet som både vi og kundene vil nyte godt av. 

Men det hjelper jo ikke for alle prosjektledere her i landet at det bare er prosjektlederne i NoA som opplever at hverdagen er litt mindre ensom. Målet er ikke at denne læringen skal forbli internt hos oss, og vi jobber med hvordan vi kan ta dette videre ut. Ta kontakt hvis du vil høre mer, eller - enda bedre - om du har noen erfaring med eller forslag til hvordan et slikt samarbeid på tvers kan fungere enda bedre. 

Og du - gi gjerne prosjektlederen din en ekstra oppmerksomhet i dag. De fortjener det.