«Når kommunikasjonsavdelingen er i gang med de gule lappene sine er det bare å skygge banen.»  Fire ingeniører rundt lunsjbordet huffer seg over kommunikasjonsrådgiverne i egen bedrift.  Samtalen er ferskt overhørt.

Erfaringer fra ulike virksomheter viser at holdningene blant disse ingeniørene ikke er unike. Mange kommunikasjonsledere og avdelinger strever med anerkjennelse internt, og å bli involvert tidlig nok i prosesser. Veldig ofte ender kommunikasjonsavdelingen opp som virksomhetens operative arm, fremfor strategiske nøkkelverktøy. Samtidig vet vi at kommunikasjonsavdelinger som jobber tett med toppledelsen kan gi avgjørende og viktige råd i strategiske prosesser.

Topplederne skjønner at det er viktig å koble på kommunikasjonsavdelingen. Ifølge den internasjonale spørreundersøkelsen ECM (European Communication Monitor) fra juni 2018, svarer tre av fire respondenter at topplederen forstår verdien av kommunikasjon. Hvis forståelsen hos øverste ledelse er der, men kommunikasjonsavdelingen fortsatt ikke inviteres inn i diskusjonene; hva skal da til for å krympe gapet og komme tettere på de strategiske beslutningsprosessene?

Blant kunder og våre utviklingsnettverk for rådgivere, snakker vi med kommunikasjonsfolk som etterlyser at ledelsen involverer på tidligere tidspunkt. Begrunnelsene er varierte, og avhengig av tematikk og problematikk. Et eksempel er omorganiseringer og interne endringer, hvor kommunikasjon er en sentral del av en vellykket prosess for å sikre aksept og forståelse internt. Eller i arbeidet med forretningsstrategi, hvor kommunikasjonsenheten blant annet kan tilføre og ivareta ulike målgruppe-perspektiv som ikke dekkes av mer finansielle, bedriftsøkonomiske blikk.

Som eksterne rådgivere erfarer vi også gode eksempler på kommunikasjonsledere som tar grep selv, og sikrer at kommunikasjonsperspektivet legger føringer for ledelsens strategiske beslutninger og realiseringen av disse. Hvis målet er å løfte kommunikasjon til å bli en vesentlig del av virksomhetens veivalg, nytter det ikke å sitte på pinnestoler langs veggen og vente på å bli bedt opp til dans. Man må gjøre seg interessant og synlig.

Her er syv råd som sikrer at kommunikasjonsavdelingen er med på dansen:

1. Ta plassen
Inviter deg inn, be om statusmøter med ledelsen, og synliggjør hvordan kommunikasjon er viktig for virksomhetens resultater og veivalg.

2. Promoter kommunikasjonsrollen internt
Ingeniørene rundt lunsjbordet er ikke noe unntak. Kommunikasjonsenheten må synliggjøre viktigheten av god kommunikasjon. Enkeltstående presseoppslag gir oppmerksomhet og skaper begeistring, men å synliggjøre en overordnet plan og mål, gir respekt og forståelse.

3. Hjelp sjefen å bli god!
Vær sjefens rådgiver. Kommunikasjonsperspektivet sikrer ivaretakelse av omgivelser. Innsikten fra samfunnsdebatten, politikk og mediene kan bidra til relevante perspektiv. En sjef som mottar strategiske råd basert på situasjonsanalyse, målgruppekjennskap og endelige mål, ser en større del av det store bildet – og kan ta bedre avgjørelser.

4. Alt er kommunikasjon
Vis hvordan kundemøter, kontakt med samarbeidspartnere, medarbeidersamtaler og eksterne foredrag er elementer i en helhetlig profilering av virksomheten. Presenterer dere virksomheten på samme måte, slik at dere jobber i samme retning og mot felles mål? Har dere samme budskap om virksomheten, og er disse i tråd med hvem og hva dere skal være? Synliggjør hvorfor det er viktig at dere fremstår helhetlig og som en samlet avsender og organisasjon.

5. Velg satsningsområder og dyrk disse
Det er sjelden vellykket å skulle gjøre alle til lags samtidig. Velg ut noen avdelinger eller fagområder som virksomheten satser på, og lag kommunikasjonsplaner som er forankret i de overordnede målene for virksomheten. Ved å dedikere kommunikasjonsarbeidet til et enkelt fagområde, kan man jobbe helhetlig og konsentrert med ett felt og en satsning, og på den måten sikre bedre og mer synlige resultater.

6. Prioriter
Du får ikke gjort alt på en gang. Velg bort aktiviteter uten et langsiktig perspektiv eller overordnet plan.
Sikre at tiltakene du satser på bygger opp under virksomhetsstrategien, for på den måten å synliggjøre at kommunikasjon hele tiden er et viktig element for å nå målene.

7. Synliggjør praktiske resultatene
Noen kommunikasjonsavdelinger har god metodikk for måling. Hos andre er det mer tilfeldig rapportering. Uansett er det viktig med intern synlighet og vise frem resultatene av arbeidet.

Noen kommunikasjonsrådgivere har en ledelse som forstår verdien av kommunikasjon.
Men for mange er det ikke selvsagt å få sitte øverst ved bordet når det viktige beslutningene skal tas - med mindre man som rådgiver tør å ta plassen!